תוכנה לניהול חשבונות – מדוע אנו צריכים אותה?

מתי נוצרה החשבונאות?

איטליה, היא המקור המתועד הראשון של רישומים חשבונאיים ועבודת החשבונאות הראשונה פורסמה בשנת 1494 על ידי נזיר ונציאני. כפי שאתם רואים, החשבונאות, כשיטה לשמירת תיעוד, קיימת כמעט מאז תחילתם של הסחר והתעשייה העסקית.

זאת ועוד, הידע והעקרונות שעליהם התבססו נהלי החשבונאות הראשונים השתנו מעט מאוד במאות השנים שבהן העסקים משתמשים בחשבונאות. המושגים כמו נכסים, התחייבויות והכנסות והצורך ליישב ביניהם, הם עדיין הבסיס לכול הפונקציות החשבונאיות של ימינו. אבל, לעומת העבר, היום, עם ההתפתחות הטכנולוגית האדירה, קיימות תוכנות הנהלת חשבונות שמאפשרות ניהול עסק נכון, אמין ובקלות רבה יותר מאשר השיטה הידנית.

היתרונות של מערכת לניהול חשבונות

כל חברה זקוקה למערכת מידע אמינה וכדי לא להתמודד עם עלויות מיותרות לחלוטין, עליה להקפיד על שמירה ראויה של החשבונות והתיעוד המפורט. כל חברה יכולה להרוויח ממערכת חשבונות איכותית שמבטיחה מידע רלוונטי ואמין ומפיקה דוחות כספיים.

שמירה על סט רשומות חשבונאיות היא לא סתם אופציונלית, אלא נדרשת על פי החוק. רשויות המס דורשות מכול עסק להכין ולשמור על סט של רשומות ומסמכים שיכולים להיות מבוקרים. מעבר לעמידה בדרישות החוק, חברה שלא מצליחה לשמור על רישום מדויק של העסקאות שלה עלולה לאבד הכנסות וקיימת גם סבירות גדולה שהיא פועלת בחוסר יעילות.

חברה תתקשה מאוד לנהל את העסק שלה בהצלחה ללא מערכת הנהלת חשבונות כי הצלחה בעסקים דורשת יכולת לבצע ניתוח פיננסי בכול עת. המשמעות היא שהחברה יכולה למדוד במדויק את הצמיחה העסקית, את הרווחיות ואת תזרים המזומנים, כמו גם להעריך באופן סביר את המצב הפיננסי שלה.

כדי לקבל החלטות עסקיות חכמות, החברה זקוקה למערכת חשבונאית טובה שמספקת תמונה אמתית של הביצועים העסקיים שלה. צוות הניהול יוכל לענות על שאלות רבות בעזרת הנתונים שתספק לו מערכת מידע חשבונאי יעילה.

מערכת מידע חשבונאי טובה תסייע להנהלה לענות על שאלות כגון:

• אילו נכסים יש לנו?

• מהי יתרת החוב של החברה ומהו אופיו?

• האם בתקופה הנוכחית המכירות גבוהות יותר מהתקופה הקודמת?

• האם יצרנו רווח בתקופה האחרונה?

• האם קוו ייצור כלשהו, או חטיבה מסוימת בעסק, פועלים במחירי הפסד?

• האם חלה עלייה בשיעור התשואה על נכסים?

• מה היה תזרים המזומנים בחברה?

• האם תזרים המזומנים מספיק כדי להחזיר את החובות?

• האם החברה יכולה להגדיל בבטחה את הדיבידנדים לבעלי המניות שלה?

העסק שלכם חייב להיות בעל מערכת חשבונאית הגונה, לא משנה מה אתם מרגישים כלפי החשבונאות וגם לא חשוב עד כמה מערכת זו יקרה עבורכם. כלומר, מצד אחד החוק מחייב אתכם להשתמש במערכת הנהלת חשבונות ומצד שני ניהול עסקי מצליח תלוי במערכת חשבונאית שכזו.